4 clés pour quitter l’urgence

Encore une journée qui s’est écoulée dans la fébrilité et l’agitation ! Vous avez l’impression d’avoir enchaîné les activités sans vous poser une seconde, courant d’une réunion à l’autre et jonglant entre messagerie et téléphone. Pourtant, vous avez cette désagréable sensation de ne rien avoir accompli de concret ou d’important… Peut-être avez vous simplement besoin de mieux organiser vos journées pour pouvoir quitter l’urgence ?

Voici 4 clés qui peuvent vous mettre sur la voie :

1- Pour quitter l’urgence commencez par clarifier vos rôles et vos missions :

Avoir une vision claire de vos missions et de ce que vous avez d’important à accomplir est une des premières clés de votre organisation professionnelle. Avoir en tête ce qui fait votre valeur ajoutée vous permettra de vous recentrer sur ce qui est essentiel et donc de mieux organiser vos journées. Cela peut sembler une évidence, et pourtant, combien prennent le temps d’identifier ce qui est réellement important pour leur activité ?

2- Organisez votre journée la veille au soir :

Dans la mesure du possible, organisez votre journée la veille au soir. Instaurez un rituel de fin de journée et prenez le temps de préparer votre journée du lendemain avant de quitter le bureau. Profitez de ce moment comme d’un sas de décompression d’une dizaine de minutes. Commencez par établir le bilan de la journée qui vient de s’écouler. Cela vous permettra de valider de ce que vous avez réalisé, ou au contraire, de prendre conscience des voleurs de temps.  Ensuite préparez la journée du lendemain et établissez votre liste de tâches.

3- Planifiez uniquement 70 à 80 % de votre temps :

Un grand classique de la gestion du temps qui semble bien difficile à appliquer quand on est en permanence sous pression. La tendance est de vouloir remplir à tout prix chaque petite plage horaire. Et pourtant, garder 20 à 30% de marge permet de gérer les imprévus et d’être plus créatif dans la recherche de solutions. Tentez l’expérience! Cela vous parait infaisable? Commencez par aérer votre agenda en libérant 1 heure sur la journée. Utilisez par exemple cette marge pour espacer vos réunions. Soyez réaliste, non vous ne serez pas à la réunion de production à 15h bâtiment B si votre réunion marketing se termine précisément à 15h bâtiment A!

4- Consacrez 20% de votre temps à ce qui est important pour quitter l’urgence :

Appliquez la loi du pareto à votre organisation personnelle et investissez 20% de votre temps dans ce qui est important. Anticiper et traiter en amont ce qui est important est un des meilleurs moyens de gérer votre stress et de quitter le cercle vicieux de l’urgence. Alors, prenez le temps d’identifier les activités qui contribuent le plus à la réalisation de votre mission et consacrez 20% de votre temps à ces tâches.

Ces pistes peuvent sembler évidentes et en même temps elles peuvent s’avérer difficiles à mettre en oeuvre. Cela demande au départ de « prendre le temps »… ce qui manque le plus quand on est sous tension.

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