Efficacité personnelle

  • Une organisation personnelle au top

    Vous avez le sentiment de courir après le temps et vous êtes dépassée par tout ce que vous avez à faire? Le besoin de quitter l’urgence se fait sentir. Plus de calme vous ferait du bien et en même temps vous souhaitez développer votre efficacité ? C’est peut-être le moment de faire le point sur votre organisation personnelle.

    Organisation personnelle

    Je vous propose un programme en 4 étapes pour repenser votre gestion du temps et donner un nouveau souffle à votre quotidien :

    • analysez votre mode de fonctionnement
    • identifiez vos priorités
    • construisez votre projet
    • créez vos routines

    Analysez votre mode de fonctionnement

    Quel est votre rapport au temps ?

    rapport au tempsEst-ce que vous êtes du genre à toujours courir après les minutes et les secondes ? Toujours dans le rush de l’urgence? Interrogez vous alors sur la valeur que vous vous accordez. L’impression d’être toujours surbookée vous donne t-il le sentiment  d’être importante? Se peut-il qu’il y ait une confusion entre « être occupée » et « être efficace »? Découvrez aussi pourquoi et comment ralentir pour plus d’efficacité.

    A l’inverse, avez vous l’habitude d’étirer le temps à son maximum et d’occuper tout l’espace disponible. Peut-on vraiment parler de lenteur? Est-ce plutôt une forme de procrastination liée à un manque de confiance en vous?

    Identifiez vos priorités

    Avez-vous une vision claire de vos rôles et de vos missions? Qu’avez-vous d’important à accomplir ? Quels sont vos objectifs ? Quelle est votre valeur ajoutée ? Un petit tour d’horizon de ces questions vous permettra d’identifier de qui est important et de vous recentrer sur ce qui est essentiel pour vous.

    Construisez votre projet

    construisez votre projetUne fois que vous avez identifié ce qui est important pour vous et quels sont vos objectifs vous devez construire le chemin pour les atteindre. Tracez votre itinéraire en créant votre roadmap. A partir de là, vous pourrez construire votre plan d’actions. Dans cette phase d’élaboration j’aime m’aider d’outils de réflexion papier. Personnellement, je trouve que c’est une façon d’ouvrir ma réflexion et d’avoir un vision plus globale. J’ai pris l’habitude de noter mes idées et mes contraintes dans mon Bullet Journal. Et depuis quelques temps j’ai adopté le PROJO de Minimal-Plan pour construire mon plan d’action sur 3 mois.

    Créez vos routines

    Contrairement aux idées reçues créer des routines n’est pas synonyme d’ennui. Créer des routines c’est un peu comme créer vos pièces de legos. Ensuite avec quelques briques de base vous pouvez construire ce que vous voulez. Vous pouvez donc structurer la journée que vous voulez. Et si vous avez vraiment envie de mettre de la nouveauté dans votre quotidien, une routine peut toujours être bousculée. En attendant, elle constitue une fondation sur laquelle s’appuyer. Donc, identifier clairement quels sont les blocs qui s’enchainent dans votre journée va vous permettre de vous préparer et d’être plus efficace. Au final, vous aurez plus de temps pour vous.

    Par exemple, vous vous préparez le matin, avant de réveiller les enfants ; puis vous les déposez à l’école avant de partir au bureau ; vous prenez connaissance des mails urgents puis vous avez une réunion de service de 5 minutes pour clarifier les priorités du jour… Le principe est de découper votre journée en tranches et de prévoir pour chaque tranche comment vous allez procéder.

    Pour aller plus loin : Un coaching peut vous aider. N’hésitez pas à prendre contact.

  • Bullet Journal : mon premier bilan

    Voici quelques mois je décidais de tester l’utilisation du Bullet Journal pour mon organisation. Le « Bujo » faisait le buzz et j’étais enthousiaste à l’idée de renouer avec le principe du cahier de labo/journal de bord si cher à mes années d’études et de recherche. Alors, voici mon premier bilan après quelques mois d’utilisation…

    Bilan des premiers essais et sources d’inspiration :

    J’ai toujours aimé les carnets, agendas et cahiers en tous genre, et j’adore le concept du Bullet Journal. Dans les faits, j’ai tâtonné et changé plusieurs fois la façon d’utiliser mon Bullet Journal .

    Au cours de mes essais/erreurs et de ma quête d’idées j’ai découvert de nouvelles sources d’inspiration sur l’organisation personnelle et la création d’un Bullet Journal comme le blog Quo Vadis ou le tuto facile de Canva.

    Si à l’origine, j’étais séduite par le belles images qui fleurissent sur instagram et par les exemples de Boho Berry ou de Soho Hana, je me suis vite rendue à l’évidence. Mon timing ne me permettait pas de passer des heures à calligraphier et à dessiner ; quand bien même j’adore ça…

    J’ai donc rapidement opté pour une version minimaliste comme celle présentée par le créateur du concept : Ryder Caroll. C’est dans cet esprit que j’ai découvert et adopté le blog Minimal Plan. Il est idéal pour les professionnelles qui ont besoin d’un mode d’organisation minimaliste adapté à la gestion de projets.

    Quels sont les retours ?

    Le tout premier bénéfice que j’ai ressenti en revenant à l’utilisation d’un journal de bord c’est la diminution de la charge mentale. Cette fameuse charge mentale dont on parle tant comme source de stress. A condition de lâcher sur le perfectionnisme de l’esthétique, le « Bujo » permet de noter toutes les idées que l’on a en tête avant de les oublier. Je crée régulièrement une page de « brain watching » littéralement « nettoyage de cerveau » pour noter tout ce à quoi je pense dans le désordre, et toutes mes idées comme elles viennent. Ensuite j’utilise ces listes pour construire mes plannings projets et organiser mes journées. En attendant cela me libère l’esprit pour pouvoir me concentrer sur l’ici et maintenant sans crainte d’oublier quelque chose.

    Ensuite, créer les pages de son Bullet Journal oblige à prendre du recul sur ce que l’on a à faire et à se poser des questions de fond. Qu’est-ce qui est important ? Qu’est-ce qui est prioritaire ? Comment est-ce que je fonctionne au quotidien ? De quoi ai-je besoin ?… Dans tous les cas, les essais/erreurs permettent de prendre conscience de notre façon d’aborder les situations et donc de s’améliorer.

    Un autre effet du Bullet Journal est d’inciter à quitter la passivité. Insensiblement, au fil des pages ce compagnon du quotidien aide et à reprendre en mains sa vie et ses projets. 

    Comment est-ce que j’utilise mon Bullet Journal?

    Dans le débat vie privée/vie professionnelle, j’ai choisi d’avoir un seul Bullet Journal pour tout. Etant indépendante, c’est la solution la plus simple et la plus efficace pour moi. Mais je pense que si j’étais encore salariée d’une grande entreprise j’aurais choisi l’option d’avoir deux journaux distincts pour ma vie professionnelle et ma vie privée.

    Pour autant, je m’appuie au final sur 3 outils complémentaires pour m’organiser et gérer mon temps :

    1- Un agenda de poche hebdomadaire avec une page de notes, facile à emporter dans un sac à main. Dans ma façon de fonctionner, j’ai besoin d’avoir une vision globale de la semaine avec tous mes rendez vous et réunions sous les yeux. Et la page de notes me permet de créer des to do lists et de noter les « deadlines ».

    2- Un Bullet Journal (ou Bullet Carnet) que j’utilise comme outil de planification. Il contient mes roadmaps et time lines pour chaque projet et pour chaque mois. Je l’utilise aussi comme journal de bord quotidien, pour créer mes to do lists et pour noter toutes les informations  dont je peux avoir besoin. J’y prends aussi mes notes de lectures et de réunions.

    3- Un agenda à anneaux (ou organizer) pour toutes les collections perpétuelles (livres à lire, films à voir, idées de cadeaux…). Je préfère que tout soit rassemblé au même endroit plutôt que dispersé au gré d’un carnet (ou de plusieurs carnets). L’agenda à anneaux permet d’ajouter ou d’enlever des pages et/ou de modifier le classement.

    Voilà! Tout va certainement évoluer encore en fonctions des projets et des besoins mais une chose est sûre : le Bullet Journal est adopté!

  • Profitez de la rentrée pour revoir votre organisation

    Chaque rentrée est pour moi un moment de renouveau. J’en profite pour remettre à plat mon organisation personnelle et revoir mes routines. C’est comme faire le plein d’énergie pour un nouveau départ.

    C’est aussi une façon de satisfaire mon petit côté perfectionniste en faisant un reset sur ce qui n’était pas top! Je me donne ainsi l’occasion de faire le tri dans ce qui marche bien et dans ce que j’ai envie d’améliorer…

    Un moment privilégié pour un nouveau départ

    Chaque rentrée est un peu comme une nouvelle ouverture où tout semble encore possible et où l’on peut se dire que cette année, «on va garder le cap de de ses objectifs et de ses bonnes résolutions»…

    Vous aussi vous pouvez choisir de faire de la rentrée un moment privilégié pour remettre à plat votre organisation et donner un nouveau souffle à votre quotidien, être plus efficace, et vous donner le temps d’exister.

    Prête à réserver une heure ou deux dans votre agenda pour faire le bilan des derniers mois, prendre du recul et de vous recentrer sur l’essentiel ? Prenez une pause au calme et passez en revue l’année qui vient de s’écouler en laissant votre mémoire vagabonder. Balayez toutes les sphères de votre vie : personnelle, familiale, professionnelle…

    1- Concentrez vous d’abord sur tout ce qui a été source de satisfaction, de joie, de plaisir, de bien-être. Qu’est ce qui fonctionne bien aujourd’hui dans mon organisation? Qu’est ce que j’apprécie et que j’ai envie de garder?…

    2- Réfléchissez ensuite ce que vous pourrriez améliorer. Pas mal, mais peut mieux faire! Alors? Mieux ce serait comment? Que faudrait-il pour que ce soit au top?

    3- Enfin, passez en revue ce qui ne vous convient pas, ce qui n’est plus adapté et ce que vous voudriez changer. Qu’est ce qui coince complètement? Comment est-ce que je pourrais faire autrement? Dans l’idéal ce serait comment? De quoi est-ce que j’aurais besoin pour que cet idéal devienne réalité? Que puis-je faire de simple pour faire un pas dans la bonne direction?

    Pour vous aider, vous pouvez formaliser vos idées sur une feuille A4 que vous séparez en 4 quadrants:

    support réflexion11- Ce que je veux garder

    2- Ce que je veux améliorer

    3- Ce que je veux changer

    4- Idées et projets

    Pour aller plus loin : A vous de jouer! Vous vous sentez submergée et vos idées s’embrouillent? Un coaching peut vous aider. N’hésitez pas à prendre contact.

  • Et si je créais mon Bullet Journal ?

    Que vous soyez une pro de l’organisation ou au contraire que vous ayez en permanence le sentiment d’être dépassée par les évènements, le Bullet Journal (ou Bujo pour les intimes) est un outil qui peut vous aider à mieux gérer votre quotidien.

    Pourquoi ne pas tester le concept? En quoi peut-il vous aider dans votre organisation au quotidien ?

    Qu’est ce que le Bullet Journal?

    Le Bullet Journal est un outil personnel d’organisation et de gestion des tâches. Au départ, c’est un simple carnet qui à vocation à devenir votre mémoire centrale… Il permet d’organiser en détails votre journée, votre semaine et votre mois. Il est tout à la fois agenda, journal de bord, carnet de notes et c’est aussi l’endroit parfait pour rassembler vos To Do listes et ce que les « bullet journalistes » appellent les collections (objectifs, routines, films à voir, livres à lire, idées cadeaux…).

    Le concept de base se veut minimaliste et a été développé il y a un peu plus de 3 ans par le graphiste new-yorkais Ryder Carroll. Pour le découvrir rien de mieux que de visiter le site officiel du créateur.

    Lorsque j’ai découverts le concept du Bujo, j’ai immédiatement été séduite par l’éventail des possibilités offert. En fait, un nombre quasiment infini, puisque qu’il y a autant de possibilités de que personnes et de situations…

    Les avantages du bullet journal :

    Si le Bullet Journal fait le buzz sur les réseaux sociaux depuis quelques mois, c’est que c’est un outil DIY qui laisse libre court à la créativité.

    Son principal avantage est d’être complètement personnalisable et chacune peut l’aménager « à sa sauce ». Vous avez toute la latitude de l’adapter à vos besoins et à votre façon de fonctionner.

    La coach passionnée de neurosciences en moi aime aussi particulièrement le principe de l’outil « analogique ». En marge du tout numérique, l’utilisation d’un carnet papier et la calligraphie mettent en jeu des zones du cerveau différentes. Je constate au quotidien que cela permet d’avoir une vision plus globale des projets en cours et une meilleure mémorisation des tâches à accomplir… En prime il me semble que cela ouvre à plus de créativité dans la résolution des problèmes…

    Par ailleurs, avoir un carnet dans lequel noter noir sur blanc toutes les idées qui tournoient dans notre tête permet de libérer son esprit pour se concentrer pleinement sur « ici et maintenant ». C’est aussi pour les amoureuses de la papeterie et pour celles qui le souhaitent, la possibilité de laisser s’exprimer leur créativité et leur âme d’artiste.

    Les inconvénients du bujo :

    Qui dit avantages, dit aussi inconvénients, le principal étant que tout cela peut rapidement devenir chronophage. Le risque est de se noyer dans la moisson d’exemples qui fleurissent sur internet pour finalement restée bloquée dans une sorte de syndrome de la page blanche… et de perdre du temps au lieu d’en gagner.

    Qui dit complètement personnalisable demande de savoir ce que l’on veut, donc de prendre du recul sur sa façon de fonctionner et sur ses besoins.

    Créer un Bujo demande donc d’investir un peu de temps avant de se lancer, ce qui souvent manque le plus quand on cherche à mieux s’organiser… Ensuite cela demande aussi une forme de discipline personnelle. D’ou l’importance de commencer par faire simple et de se concentrer sur l’essentiel pour que ce soit viable au quotidien. Si vous créez une usine à gaz vous ne l’utiliserez pas! Gardez à l’esprit que le bullet journal est un outil au service de votre efficacité. L’idée est de mettre plus de fluidité dans votre quotidien pas d’être polluée par l’outil.

    Quelques liens pour découvrir le Bullet Journal plus en détails :

    Pour celles qui veulent en savoir plus, internet regorge de ressources mode d’emploi et d’exemples :

    http://bulletjournal.fr

    https://sohohana.com/bullet-journal-la-methode-en-10-etapes/

    https://www.zunzunblog.fr/categorie-bullet-journal/

    https://www.canva.com/fr_fr/decouvrir/creer-bullet-journal-tuto-facile/

  • 4 clés pour quitter l’urgence

    Encore une journée qui s’est écoulée dans la fébrilité et l’agitation ! Vous avez l’impression d’avoir enchaîné les activités sans vous poser une seconde, courant d’une réunion à l’autre et jonglant entre messagerie et téléphone. Pourtant, vous avez cette désagréable sensation de ne rien avoir accompli de concret ou d’important… Peut-être avez vous simplement besoin de mieux organiser vos journées pour pouvoir quitter l’urgence ?

    4 clés pour mieux organiser vos journées et quitter l’urgence

    Voici 4 clés qui peuvent vous mettre sur la voie :

    1- Pour quitter l’urgence commencez par clarifier vos rôles et vos missions :

    clarifiez vos rôles et vos missions

    Avoir une vision claire de vos missions et de ce que vous avez d’important à accomplir est une des premières clés de votre organisation professionnelle. Avoir en tête ce qui fait votre valeur ajoutée vous permettra de vous recentrer sur ce qui est essentiel et donc de mieux organiser vos journées. Cela peut sembler une évidence, et pourtant, combien prennent le temps d’identifier ce qui est réellement important pour leur activité ?

    2- Organisez votre journée la veille au soir :

    organisez votre journée

    Dans la mesure du possible, organisez votre journée la veille au soir. Instaurez un rituel de fin de journée et prenez le temps de préparer votre journée du lendemain avant de quitter le bureau. Profitez de ce moment comme d’un sas de décompression d’une dizaine de minutes. Commencez par établir le bilan de la journée qui vient de s’écouler. Cela vous permettra de valider de ce que vous avez réalisé, ou au contraire, de prendre conscience des voleurs de temps.  Ensuite préparez la journée du lendemain et établissez votre liste de tâches.

    3- Planifiez uniquement 70 à 80 % de votre temps :

    gestion du temps

    Un grand classique de la gestion du temps qui semble bien difficile à appliquer quand on est en permanence sous pression. La tendance est de vouloir remplir à tout prix chaque petite plage horaire. Et pourtant, garder 20 à 30% de marge permet de gérer les imprévus et d’être plus créatif dans la recherche de solutions. Tentez l’expérience! Cela vous parait infaisable? Commencez par aérer votre agenda en libérant 1 heure sur la journée. Utilisez par exemple cette marge pour espacer vos réunions. Soyez réaliste, non vous ne serez pas à la réunion de production à 15h bâtiment B si votre réunion marketing se termine précisément à 15h bâtiment A!

    4- Consacrez 20% de votre temps à ce qui est important pour quitter l’urgence :

    Appliquez la loi du pareto à votre organisation personnelle et investissez 20% de votre temps dans ce qui est important. Anticiper et traiter en amont ce qui est important est un des meilleurs moyens de gérer votre stress et de quitter le cercle vicieux de l’urgence. Alors, prenez le temps d’identifier les activités qui contribuent le plus à la réalisation de votre mission et consacrez 20% de votre temps à ces tâches.

    Ces pistes peuvent sembler évidentes et en même temps elles peuvent s’avérer difficiles à mettre en oeuvre. Cela demande au départ de « prendre le temps »… ce qui manque le plus quand on est sous tension.

    Pour aller plus loin : Vous voulez aller plus loin et vous éprouvez le besoin de vous faire accompagner ? N’hésitez pas à prendre contact.